Applications web qui facilitent l’organisation, le partage et l’échange de fichiers en postproduction à distance

Cet article abordera le sujet de l’organisation, par l’entremise des applications Web qui aident à gérer les différentes tâches reliées au domaine du son mais aussi plus largement au travail d’équipe en postproduction audio-visuel.

Tout au long d’une production audio-visuelle, l’organisation, la gestion d’information, la répartition de tâches, les calendriers et bien sûr l’échange et l’envoi de fichiers occupent une portion importante du temps de travail. Durant les dernières années, nous avons intégré plusieurs nouvelles façons d’améliorer la communication et la gestion des données et informations entre les membres de l’équipe du son. Il existe des solutions pour gagner en productivité dans un environnement collectif de montage sonore à distance. Ces outils ne remplaceront bien sûr jamais le contact humain mais ils permettent d’améliorer la fluidité du processus de travail. Continuer à intégrer ces outils pour mieux en bénéficier à leur plein potentiel sont parmi mes objectifs pour l’avenir, tout comme celui de les diffuser parmi d’autres coéquipiers et membres de la communauté audio.

Le défi consiste non seulement à découvrir les outils qui sont disponibles mais aussi de s’entendre collectivement sur ceux qui peuvent gérer un grand nombre de tâches et de situation différentes. Cette volonté de simplification et d’amélioration vient en réponse à des obstacles organisationnels et d’efficacité que nous avons rencontrés jusqu’à présent. En centralisant l’information par l’intermédiaire des applications web, nous réduisons les échanges directs d’informations (horaires, documents, tâches, et fichiers). Ces modifications dans nos méthodes augmentent la cohésion et la flexibilité de l’équipe et améliorent notre capacité à répondre rapidement à l’évolution des besoins, des délais et des considérations budgétaires des productions en cours.

Vous utilisez d’autres applications web qui améliorent votre flux de travail, je vous invite à nous faire part de vos suggestions dans les commentaires au bas de cet article. C’est en multipliant les propositions et en encourageant l’essai que nous réussirons graduellement à s’entendre sur les incontournables. En guise de coup d’envoi, voici celles que nous mettons à l’essai en ce moment.

Application web de gestion de projets et de tâches ASANA

J’ai eu l’occasion d’essayer Asana lors de la dernière saison de travail. Cette application s’est avérée être utile car elle permet de garder une trace des tâches faites et à faire, tout en étant un bon dispositif de communication entre les membres d’une équipe. Les rappels de tâches ou les mises à jour des projets par courrier électronique permettent aux membres du groupe de toujours connaître les tâches complétées et celles qui restent à faire ainsi que leurs dates d’échéance. ASANA est gratuit pour 15 collaborateurs et moins. Une application pour téléphone intelligent et tablette procure de la mobilité et donne un accès instantané à la base de données par projet.

Dropbox: un solution fiable de stockage et de partage de dossiers et de fichiers

• Synchronisation automatique et simple des dossiers de chaque ordinateur en partage
• Possibilité de partager des sessions Pro Tools entre usagers

Très utile pour envoyer, stocker, partager et synchroniser des dossiers entre utilisateurs Dropbox. Il est aussi possible de partager des fichiers uniques avec des non-utilisateurs Dropbox via un répertoire public. En passant à la version Pro avec 100 Gig, je peux donc partager des sessions Pro Tools avec les fichiers sonores nécessaire avec les autres monteurs sonores d’un projet, nous pouvons travailler conjointement sur une même session mais pas en même temps. Cet outil a un gros potentiel et j’ai l’intention de l’intégrer de plus en plus dans le futur.

WeTransfer: un moyen simple d’envoyer un fichier via un lien de téléchargement

• Courriel de confirmation de réception
• 2 Gig maximum

WeTransfer s’avère à la fois fiable, rapide, direct. Lorsque l’expéditeur envoie le fichier à l’applications, elle prend charge de plusieurs tâches en une seule, ce qui simplifie grandement le processus d’échange entre les utilisateurs. C’est donc plus rapide, mieux et même moins cher! Oui c’est possible.

• téléchargement du fichier sur le serveur de WeTransfer
• envoi d’un courriel au destinataire avec message de l’expéditeur
• le destinataire accède au lien de téléchargement
• gestion du processus de téléchargement simplifié pour le destinataire
• confirmation par courriel du téléchargement automatiquement à l’expéditeur à la fin de l’opération

Google Docs/Drive

• partage et modification de plusieurs types de fichiers et configuration multi-utilisateurs

Lors de l’organisation d’une session d’enregistrement avec plusieurs preneurs de son, nous pouvons mettre en place un dossier partagé dans lequel nous consignons les informations importantes concernant la session d’enregistrement, telles que l’emplacement, les images, les cartes, les sons, les vidéos ou les activités planifiées, ainsi que la liste des équipements nécessaires. Ces fichiers sont modifiables et accessibles par les membres de l’équipe de n’importe où et à tout moment. Ces informations prises sur le terrain serviront à la gestion des métadonnées par la suite. Nous nous sommes heurtés à quelques reprises aux limites de taille des documents et feuilles de calcul de Google Drive ce qui nous a contraints à fractionner nos documents.

Google Apps au bout des doigts

Il y a plusieurs façons de partager des photos, des calendriers, des contacts, des sons, des fichiers et des documents en utilisant une application Google. Que ce soit pour la recherche, la planification, la traduction, la discussion, l’échange, le partage de même que les alertes web, Google propose plusieurs ressources de choix qui améliorent plusieurs facettes de l’organisation du travail.

Vimeo: partage public et privé de vidéos

• Pré-visualisation et partage simple et facile de vidéos

Conversations Skype avec interurbains gratuits

• Possibilité pour l’enregistrement de la post synchronisation et autres communications entre collaborateurs.

Je me souviens d’une conversation avec un réalisateur de film qui modifie, dans la salle de montage, une coupe du montage image tout en regardant, au moyen de Skype, l’écran du studio de mixage avec le son du mix final.

Soundcloud, une plateforme audio pour partager des sons qui sert aussi d’interface d’écoute

Des sons sur Souncloud peuvent s’intégrer à des sites web comme je le fais avec les démos de mes collections d’effets sonores, voici mon profil Soundcloud.

Evernote, un catalogue de calepins de notes compatibles avec plusieurs types de fichiers

• toutes sortes de type de fichiers, y compris bien sûr des sons et des images.
• Bibliothèque d’information
• Possibilité de partager des carnets de notes avec d’autres utilisateurs avec compte Premium

Evernote propose plusieurs méthodes pour créer des notes. Il est possible d’écrire, enregistrer, photographier, d’envoyer un courriel et même d’utiliser le web clipper à partir d’un fureteur. Il intègre aussi les fonctions de localisation GPS aux notes. En plus d’offrir la plupart des fonctions de prises de notes, l’application mobile, si elle est branchée à Internet, me donne un accès à l’ensemble de la banque de notes, une source précieuse d’information au bout des doigts!

Feedly, un aggrégateur RSS pour rester informer sur une sélection de nouvelles

L’utilisation des flux RSS me permet de rester informé sans avoir à rechercher longuement sur des sujets qui m’intéresse car je reçois automatiquement les nouvelles publications des sites auxquels je suis abonné. Feedly possède également une interface utilisateur agréable qui s’intègre bien avec les téléphones et autres appareils branchés sur Internet.

D’autres solutions offrent des services similaires qui répondent bien à vos besoins, aidez-moi à enrichir cette liste en apportant vos propres suggestions. Pour atteindre l’objectif de se trouver collectivement des outils performants, il est primordial de les mettre à l’essai et de les inclure dans notre dynamique de travail sur une base régulière. Ce n’est qu’une fois que nous serons un plus grand nombre à les utiliser que nous pourrons être en mesure d’en bénéficier davantage.